Proposta Comercial

 

A proposta comercial é o documento que dá início ao processo de fornecimento de bens e serviços. Se ela não for bem escrita certamente haverá problemas depois, seja pelas dúvidas do que estava incluído ou não, seja pelas obrigações entre as partes ou mesmo na hora da emissão da nota fiscal.

Então duas características são fundamentais na proposta comercial: ser completa, ou seja, incluir tudo que deve incluir e ser clara, para não deixar dúvidas posteriores.

Costumo usar 10 itens, que deveriam ser suficientes para cobrir todos os itens:

1. Objeto
2. Exclusões
3. Local
4. Duração
5. Obrigações do contratante
6. Obrigações do contratado
7. Preço
8. Validade
9. Condições de pagamento
10. Resolução de conflitos

Objeto

 

O objeto é onde deve ser descrito em detalhes o que será fornecido. É importante ter em mente que nem sempre os jargões que são comuns para o fornecedor são de fácil entendimento para o tomador dos serviços, então tudo tem de ser explicado.

Se houver necessidade de se relacionar documentos externos que são a base para a execução dos trabalhos, tais como normas técnicas, modelos, etc… estes devem estar declarados aqui.

Da mesma forma, se profissionais especialmente habilitados sejam necessários, ou equipamentos específicos, também devem estar declarados claramente.

Exclusões

 

Além da descrição do que está sendo ofertado, é muito importante declarar de forma transparente o que não está incluso na proposta.

Local

 

É onde os serviços serão executados, ou onde os produtos serão entregues, ou a forma pela qual estes produtos e serviços serão entregues. Vários serviços são executados nas instalações do cliente, portanto nesta área é onde devem ser especificados onde os funcionários da contratada trabalharão. Se houver prestação de serviços em mais de um local, isso deve ser detalhado.

Duração

 

É onde os prazos são definidos, e condições para determinação de atrasos.

Muitos prazos dependem de ações dos contratantes, como liberação de áreas para trabalho ou aprovação para entrada dos funcionários na contratada na área, então é importante que a duração proposta para os serviços ou fornecimento de bens seja atrelada a estas ações.

Obrigações do contratante e do contratado

 

Muito importante determinar claramente as obrigações de cada uma das partes, inclusive com relação a prazos. Caso as atividades requeiram muita interação entre as partes é importante anexar também uma matriz de responsabilidades, que estabelece quem tem de executar o que em qual etapa do processo.

Preço

 

O valor da proposta, além dos preços unitários e quantidades, devem ser claros de forma a permitir resoluções de disputas que podem aparecer ao longo da execução dos trabalhos.

É bom considerar nesta área também os preços das atividades adicionais, que podem ou não surgir durante a execução. Então normalmente aqui são apresentados duas tabelas, uma com preços e quantidades estabelecidos como mínimos para a execução, além de serviços adicionais.

Por exemplo em uma proposta para pintura de uma casa, teríamos algo assim:

Item	Descrição	Quantidade	Unidade	Punit	Ptotal
1	Mão de obra	10	M2	200	2000
2	Materiais	2	Latas	50	100

 

Itens extras:

Item	Descrição	Quantidade	Unidade	Punit
1	Dia parado por obrigação do contratante	1	dia	120

 

Validade

 

As propostas devem ter uma validade determinada porque os custos podem se alterar no futuro e, portanto, os preços devem ser limitados no tempo para permitir alterações futuras. Igualmente a disponibilidade de recursos para execução dos trabalhos pode estar comprometida em outras datas.

Normalmente a validade é de 30 dias, mas cada empresa deve determinar a validade adequada para suas propostas.

Condições de pagamento

 

As condições de faturamento e pagamento devem ser definidas nesta área, inclusive determinando como serão as etapas de aprovação de boletins de medição, condições burocráticas e documentos necessários para o recebimento.

As formas de pagamento também devem ser definidas aqui, seja por boleto, depósito em conta ou qualquer outra forma.

Sempre é bom nesta área estarem definidos aqui as os detalhes das partes, como CNPJ contra quem as notas fiscais serão emitidas, razão social, etc… E também os dados para recebimento, como número da conta, razão social do emissor, etc… tais como o modelo abaixo

 

Proposta		Data da Proposta:	26-09-2003
Cliente
Data do aceite:
Razão Social
Endereço de Faturamento:
Endereço de Cobrança:
CNPJ/MF :
IE:
Nome / telefone do responsável pelo serviço:
Assinatura / Carimbo da Empresa
Instruções especiais / Observações / data prevista para execução dos serviços:

 

Resolução de conflitos

 

A determinação do foro para resolução de conflitos faz a proposta ficar mais completa e sua assinatura vira um contrato entre as partes.

 

Outros

 

Outros detalhes devem ser observados na emissão de uma proposta, tais como espaço para assinatura das partes, data da emissão da proposta (que vai basear o prazo de validade) e uma numeração única que permita sua identificação.